Preambul

Outlook ne permite să creăm diverse reguli de gestionare a mesajelor, atât trimise cât şi primite.

O regulă ce ar trebui să se regăsească la majoritatea utilizatorilor ar fi aceea care întârzie trimiterea unui email.

 

Se propune următoarea situaţie:

– lucrăm într-un mediu în care totul se face în viteză şi atenţia noastră trebuie îndreptată în mai multe direcţii;

– la un moment dat vrem să trimitem un email unui şef sau colaborator;

– din cauza diverşilor factori, uităm să adăugăm un ataşament sau am uitat să specificăm mai multe detalii.

 

Pentru a evita trimiterea de email-uri suplimentare, în care să justificăm de ce am omis anumite detalii, putem crea o regulă de întârziere a email-urilor trimise.

 

Astfel, dacă după câteva minute ne amintim că am uitat ceva, putem să operăm acele modificări.

 

Pasul 1

Execută un click pe butonul Rules (Reguli) (1).

Execută un click pe opţiunea Manage Rules & Alerts (Gestionare reguli şi alerte) (2).

Execută un click pe butonul New Rule (Regulă nouă) (3).

Execută un click pe şablonul Apply rule on message I send (Aplică regula asupra mesajelor pe care le trimit) (4).

Execută un click pe butonul Next (Următorul) (5).

Execută un click pe butonul Next (Următorul) (6).





 

Pasul 2

Outlook ne întreabă dacă aplicăm aceasta regulă la toate email-urile ce vor fi trimise.

Aici putem să alegem No şi apoi să îi specificăm care adrese de email nu se supun la această regulă.

Execută un click pe butonul Yes (Da) (1).

Bifează opţiunea defer delivery by a number of minutes (întârzie expedierea cu un număr de minute) (2).

Execută un click pe legătura indicată (3).

Aici putem specifica numărul de minute cu care să se facă întârzierea expedierii.

Execută un click pe butonul Up (În sus) (4).

Execută un click pe butonul OK (5).




 

Pasul 3

Execută un click pe butonul Next (Următorul) (1).

Execută un click pe butonul Next (Următorul) (2).

Apasă pe tasta Delete pentru a şterge denumirea implicită a acestei reguli, atribuită de Outlook.

Execută un click pe butonul Finish (Finalizare) (3).

Dat fiind faptul că acest cont de email este de tip Exchange, Outlook ne avertizează în legătură cu regula creată.

Mai pe scurt, regula va rula doar în Outlook, nu şi pe server.

Execută un click pe butonul OK (4).

Execută un click pe butonul OK (5).

Acum putem trimite email-uri fără să mai pierdem timpul să scriem alte mesaje în care să corectăm greşeala făcută.